RESUMEN RET TEMA TOMA DECISIONES

EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES.

INRODUCCIÓN.

La vida nos enfrenta diariamente con la tarea de elegir. Elegimos porque las personas afrontamos los hechos o las situaciones de diferente manera, lo que quiere decir que tenemos varias alternativas ante una misma situación, hay que decidirse, ya que las personas y los problemas necesitan respuestas.
También en el mundo empresarial la toma de decisiones es un proceso diario. Las personas que forman parte del entramado de una organización tienen que decidir sobre diversos aspectos, cumpliendo los objetivos marcados.

Aclaración: 1) opción es la libertad o facultad de elegir; y, alternativa la opción de elegir entre dos o más cosas entre las cuales optas


1-CONCEPTO DE DECISIÓN.

Desde la infancia las personas se ven obligadas a hacer elecciones que van a condicionar determinados aspectos de su vida. Hoy en día son numerosos los cursos que se dedican a enseñar a las personas a decidir, ya que la sociedad es cada vez más consciente de la importancia que esto tiene en la vida cotidiana y laboral de las personas.
El sistema educativo también es consciente de la necesidad de decidir continuamente y por ello se diseñan módulos que permitan al alumnado aprender a tomar decisiones mediante procedimientos intuitivos y razonamientos lógicos.


A-¿Qué es una decisión?

Según el diccionario de la RAEL una decisión es una “determinación, resolución que se toma o se da de una cosa dudosa”, cuando un sujeto tiene que elegir entre varias opciones diferentes.
-Características:
• Es un proceso, esto es, la elección de una u otra opción conlleva el desarrollo de un conjunto de actividades que se desarrollan a lo largo del tiempo.
• Es un proceso racional, realizado por el ser humano y que lleva consigo un proceso de estudio de las ventajas e inconvenientes que presentan cada una de las diferentes alternativas que se manejan.
• Existe una cuestión o asunto concreto que tiene entre manos la persona que ha de decidir.
• La elección se lleva a cabo entre diversas posibilidades, que unas veces son conocidas y otras requieren una investigación previa.
• Tiene como fin llegar a conseguir una elección óptima, es decir, que reporte el mayor beneficio posible a quien tiene que decidir en consonancia con los objetivos marcados.


B-¿Por qué hay que tomar decisiones?

La existencia de problemas en la vida y la necesidad de contestar a las preguntas que nos surgen es el fundamento de la toma de decisiones.
Existen numerosos estudios sobre el proceso de toma de decisiones que se basan en el análisis de los problemas que viven las personas en diferentes ámbitos de su vida personal, laboral, etc. Los problemas que se pueden plantear en una empresa pueden clasificarse en:

Problemas estructurales: se caracterizan por ser problemas que han nacido, viven y son habituales en el seno de la misma organización.
Los miembros de las organizaciones suelen conocer los problemas estructurales, así como las posibles consecuencias de no buscar soluciones, con lo que resulta fácil recabar información sobre ellos.

Problemas coyunturales: se caracterizan por el hecho de que no existen habitualmente en el seno de la organización y aparecen de forma esporádica. Es importante dar solución a este tipo de problemas.


2-TIPOS DE DECISIONES.

Las decisiones que tienen que tomar las personas son infinitas, tanto por la variedad de materias o contenidos como por su número.

Según el número de individuos que tomen la decisión, ésta puede ser:

• Individual: la decisión es tomada por una sola persona que tiene la responsabilidad final sobre el asunto en cuestión (ejemplo: decidir hacer bachillerato o un ciclo formativo de grado medio).

• Grupal o colegiada: las decisiones son tomadas por varias personas sobre las que recae la obligación de decidir de forma conjunta (por ejemplo las decisiones que toman las comunidades de vecinos o de socios de una asociación).


Según el grado de consenso. Según las personas que aprueben las decisiones, se distingue entre decisiones:

• Autoritarias: decisiones que tienen que ser asumidas por las personas afectadas al venir impuestas por individuos con autoridad indiscutible y aceptada en los grupos.

• Por votación mayoritaria: se decide lo que la mayoría del grupo apruebe.

• Por unanimidad: se decide aquello sobre lo que todos y cada uno de los componentes del grupo están de acuerdo.


Según la experiencia del decidor se diferencia entre:

• Decisiones tomadas en función de las situaciones y hechos vividos por aquellas personas que tienen que decidir. El sujeto decidirá sobre las opciones que tenga en función de los resultados que haya tenido en ocasiones similares.

• Decisiones tomadas según la costumbre. La persona que debe asumir la responsabilidad de la decisión elige la opción que de forma continua viene eligiendo para resolver ese tipo concreto de asuntos.

Según el método la doctrina tradicional propone la siguiente clasificación:

• Programables. Decisiones que se toman sobre asuntos rutinarios en los cuales ya está establecido cómo se deben llevar a cabo. No es necesario que se traten los problemas como si fueran nuevos, hay organizaciones y personas familiarizadas con ello.

• No programables. Decisiones nuevas que se toman cuando surgen circunstancias que no están previstas.

Según el grado de racionalidad que se emplee en la decisión se puede hablar de:

• Decisiones racionales. El sujeto elige una de las opciones después de desarrollar un proceso racional siguiendo las etapas básicas de todo proceso decisorio.

• Decisiones tomadas por intuición: El individuo elige una opción entre varias en función de la capacidad del sujeto de entender las cosas sin necesidad de un razonamiento lógico. El decisor percibe una alternativa como válida en función del sentimiento de que esa opción es la correcta.

Según la teoría clásica de Le Moigne. Las decisiones se clasifican en varios niveles:

• Decisiones estratégicas o de nivel 1. Se caracterizan por ser adoptadas por el nivel superior jerárquico de las organizaciones (por ejemplo decidir la fusión con otra empresa o la ampliación de capital).

• Decisiones tácticas o de nivel 2. Se trata de decisiones normalmente reversibles. Son ejecutadas por los mandos medios en las empresas (por ejemplo la decisión de un técnico a la hora de introducir nueva tecnología o incrementar la mano de obra).

• Decisiones operativas o de nivel 3. Se desarrollan en el quehacer diario del trabajo. Son tomadas por los trabajadores de las empresas en su labor diaria (por ejemplo la decisión que debe tomar un técnico de telecomunicaciones entre atender primero la avería de una empresa o desembalar el pedido que ha recibido para la tienda).








3- FACTORES QUE INFLUYEN EN LAS DECISIONES.

La toma de decisiones no es un proceso que pueda ser realizado por las personas aislándose completamente de las circunstancias que las rodean. Los condicionamientos que influyen en la toma de decisiones pueden agruparse en:

A- Factores o condicionantes externos.

Este grupo de factores hacen referencia a los elementos o circunstancias externas al sujeto decisor que pueden influir en la decisión en uno u otro sentido.

1º. La estabilidad del entorno facilita el proceso de toma de decisiones. Las empresas no desean asumir riesgos y buscan siempre saber que el entorno es estable para tener seguridad.
La estabilidad del entorno viene influida por los propios límites que imponga el mercado y por los cambios que se producen en el mismo.
Las empresas que están constantemente sometidas a cambios necesitarán un cuidadoso análisis de las causas y efectos para tomar las decisiones oportunas.

2º. El riesgo es la posibilidad de que un evento o circunstancia, dañosa o no deseada, se produzca. Cuando es preciso tomar una decisión para solventar alguna cuestión hay que analizar qué posibilidades existen de que la opción elegida lleve al resultado óptimo esperado.
Cuando no se saben con exactitud los resultados de las alternativas, la persona tiene que decidir asumiendo un riesgo, lo mismo ocurre cuando, a pesar de saber con exactitud el resultado, sea difícil decidirse por una u otra (por ejemplo cuando a un enfermo le dicen que en la operación que deben realizarle tiene un 20% de posibilidades de quedar igual o peor. En este caso, aunque las probabilidades de obtener éxito sean elevadas, la decisión, al poner en juego aspectos muy importantes de la persona, resultará complicada).

Ante una decisión así, podemos mostrarnos de dos maneras diferentes:

• arriesgados, si intentamos conseguir buenos resultados a costa de asumir grandes riesgos.

• conservadores, si preferimos lo seguro aunque sea menos prometedor.


3º. Las presiones. Es casi inevitable la existencia de presiones ante ciertas decisiones. Éstas son más fuertes cuando los cambios afectan a aspectos esenciales de la vida de los seres humanos que trabajan en las empresas.

4º. El tiempo de que se dispone para tomar la decisión y el poder de quien toma la decisión son factores fundamentales en la resolución de conflictos.

• Con mucho tiempo y poco poder, lo mejor es analizar bien la situación e intentar negociar hasta llegar a acuerdos.

• Con mucho tiempo y mucho poder, se puede pensar bien cuál es la decisión más beneficiosa.

• Con poco tiempo y poco poder, quizá haya que ceder y no se puedan imponer soluciones.

• Con poco tiempo y mucho poder, puede ocurrir que no sea posible hacer un análisis profundo de todas las alternativas y haya que elegir una sin negociar con nadie.


B- Factores Internos.

Junto a los factores externos, en la toma de decisiones influyen notablemente las características individuales de la persona que decide. La psicología señala que los principales factores internos a tener en cuenta en la toma de decisiones son: la actitud, la aptitud, la experiencia y la cultura.

1º. La actitud: cuando hablamos de actitud nos estamos refiriendo a la manera en la que nuestro ánimo o nuestra mente se enfrentan a determinadas circunstancias en el ámbito personal y laboral.
La actitud que mantengan los sujetos que han de tomar decisiones ante las situaciones sobre las que hay que decidir influirá en la propia elección.

2º. La aptitud: se conoce por aptitud el conjunto de capacidades físicas, intelectuales o sociales que tenemos cada uno de los seres humanos. Por ejemplo, un representante sindical tendrá más facilidad para negociar con la empresa si tiene habilidades naturales para ello.

3º. La experiencia personal y profesional: la experiencia influye en gran medida sobre los procesos de toma de decisiones. Cuanto mayor es la experiencia, menor es la posibilidad de cometer errores, ya que es común utilizar las mismas soluciones para problemas similares planteados en el pasado.

4º. La cultura que vive el sujeto: nos referimos al conjunto de ideas, sentimientos, valores, tradiciones, estilo de vida y creencias que determinan la forma de vivir de un determinado grupo de personas. Es indudable que la cultura en la que se encuentra inmerso un sujeto va a afectar a la manera y al tipo de decisiones que se tomen, tanto individuales como grupales.


C-La Creatividad.

Junto a estos grupos de factores, un elemento que incorporan las últimas tendencias de la psicología como esencial en la toma de decisiones es la creatividad. La creatividad supone ver o analizar las cosas desde posiciones diferentes a las que son habituales y permite crear situaciones que en principio no se esperaban. En el análisis del fenómeno creativo hay que señalar que todos los seres humanos tenemos capacidad para la creación.
La creatividad es una importante fuente de soluciones para los problemas. Una toma de decisiones desde la creatividad implica las actitudes siguientes:

• Intentar ver los problemas desde mil perspectivas diferentes.
• Hacer el esfuerzo de ver las cosas con ojos nuevos y liberarnos de prejuicios.
• No encajar el pensamiento en un lugar que haga imposible el cambio de rumbo, para lo que se requiere hacer un esfuerzo mental adicional.
• Tener confianza en uno mismo.

Se facilitan los procesos creativos si los trabajadores cuentan con aptitudes como:

• La capacidad de ver los aspectos positivos de las opiniones, sugerencias e ideas de los demás.
• La motivación que se tenga a la hora de tomar la decisión.
• No tener prisa. Hay que tomarse el tiempo que sea necesario.


4-LAS FASES DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES.

Tomar una decisión supone asumir las consecuencias que pueden derivar de la misma, por lo que es necesario aprender a decidir de forma responsable. En definitiva, este proceso se utiliza para reducir las posibilidades de error a la hora de tomar una decisión.

A- Acercamiento y definición del problema.

Cuando nos encontramos ante una situación conflictiva podemos tomar dos actitudes diferentes: afrontarla o darle la espalda. La segunda actitud podría generar un problema mayor en el futuro. Ahora nos vamos a ocupar de aquellas situaciones que exigen de nosotros una respuesta. El primer paso que tendremos que dar ante una situación problemática es acercarnos a ella, habrá que definir claramente el asunto y aclarar cuál es el verdadero problema, qué lo ha causado y diferenciar qué otras situaciones bajo apariencia de problemas no lo son.

En esta fase se intenta responder a las preguntas:
• ¿Qué problema tengo?
• ¿Sobre qué asunto tengo que decidir?

En esta fase hay que hacer las siguientes tareas:
• Definir claramente cuál es la cuestión sobre la que hay que tomar una decisión.
• Identificar aquellas situaciones a las que directa o indirectamente va a afectar la decisión que se tome.
• Será preciso buscar la mayor cantidad de información posible sobre las cuestiones a decidir para evitar los mayores riesgos posibles.
• Pensar qué factores pueden influir o pesar en la toma de decisiones.

B- Estudio del problema y determinación de objetivos.

Esta etapa trata de analizar el problema y las causas que lo motivaron que nos obligan hoy a tomar una decisión. También trata de establecer los objetivos que han de guiar la decisión que se va a tomar.


Para estudiar el problema podemos responder a las siguientes preguntas:
• ¿Por qué se ha producido el problema?
• ¿Qué causas han provocado que haya que tomar una decisión?
• ¿A quién está afectando la situación concreta?
• ¿A quién afectará la decisión que se tome?
• ¿Qué personas serán las que tengan que decidir?
• ¿Qué objetivos se pretenden alcanzar?
• ¿A qué personas afectan los objetivos?

C- Análisis de alternativas y selección de una decisión.

Esta fase se resuelve respondiendo las siguientes preguntas:
• ¿Qué opciones tengo ante la decisión que voy a tomar?
• ¿Qué consecuencias va a tener cada una de las alternativas?
• ¿Qué alternativas descarto y qué criterio sigo para hacerlo?
• ¿Qué opción elijo?

Para poder llegar a tomar una decisión, previamente, tenemos que llevar a cabo las siguientes tareas:
• Desarrollar un análisis pormenorizado de las causas que han producido la situación.
• Elaborar un listado con diferentes alternativas.
• Llevar a cabo una evaluación de los pros y los contras de cada alternativa.
• Hacer un listado con las consecuencias que tendrá cada opción tanto a corto como a medio y largo plazo.

Una vez llevado a cabo el trabajo de análisis de las alternativas, habrá que optar por una de ellas. Normalmente se suele elegir la alternativa que implique un menor riesgo y que, a su vez, permita lograr los objetivos planteados.

D-Puesta en práctica de la decisión.

Para poner en práctica una decisión hay que plantear las siguientes cuestiones:
• ¿Quién ha de ejecutar la decisión?
• ¿Cuándo hay que ponerla en marcha?

Será conveniente que se cumplan los siguientes pasos:
• Elegir a la persona o al grupo de personas que vayan a implantar la decisión.
• Indicar minuciosamente qué se ha decidido y cómo ha de llevarse a cabo, de forma que no haya duda sobre la interpretación de la decisión y sobre cómo desarrollarla.

E- Control de los resultados o evaluación.

Para evaluar los resultados es necesario:
• Analizar cómo y cuándo se pone en práctica la decisión tomada.
• Identificar los resultados que se obtienen de la decisión tomada tras su puesta en práctica.
• Si se detectan fallos en el proceso habrá que volver a decidir sobre la mejor manera de resolverlos sin perder tiempo.

Es muy importante saber que las decisiones pueden corregirse, para ello es conveniente dar tres pasos:
• Definir los problemas generados.
• Analizar qué alternativas tengo ante la decisión tomada.
• Preguntarse si con el conocimiento que uno tiene de los resultados de la decisión sería capaz de volver a tomarla.


ETAPAS PROCESO DECISORIO
CUESTIÓN A RESOLVER


Acercamiento-definición problema
¿qué problema existe? ¿qué lo ha provocado?


Estudio y determinación objetivos
¿en qué consiste el problema? ¿quién está afectado?



Análisis de las opciones
¿qué opciones tengo? ¿Qué me reporta cada una? ¿cuáles son las ventajas e inconvenientes? ¿qué consecuencias se derivan de cada una de ellas?


Decisión
¿qué resolución adoptar o qué opción escoger?


Ejecución de la decisión
¿cómo lograr la opción elegida? ¿cómo procedo para conseguir el objetivo que me he marcado?


Control de la decisión para: ratificar o rectificar
¿cómo marcha todo? ¿voy consiguiendo mis metas?








5- LA TOMA DE DECISIONES EN LA ORGANIZACIÓN.

A-Los directivos y la toma de decisiones.

Las personas que ocupan puestos directivos o que tienen a su cargo a trabajadores tienen un importante número de tareas que cumplir, pero sobre todo se enfrentan continuamente a la tarea de decidir. De hecho, una forma de medir su rendimiento en el trabajo se basa en el éxito que tienen cada vez que toman una decisión. Las decisiones a las que se enfrentan son muy variadas, desde la planificación, el control de calidad, las inversiones o el personal, hasta la investigación, el desarrollo y la innovación.
En el camino hacia la decisión tendrán que elegir quién va a intervenir en el proceso decisorio. También tendrán que elegir si van a tomar su decisión solos, sin consultar a nadie, individualmente pero consultando a otras personas antes de decidir, o si van a tomar la decisión en grupo. Hay que poner de relieve que, según las investigaciones en psicología, las decisiones tomadas en grupo consiguen un mayor grado de aceptación entre los trabajadores, pero como contrapartida se necesita un mayor número de horas para llegar a ellas. Por tanto, habrá que valorar cuándo es conveniente tomar una decisión en grupo y cuándo no.
En general, se suelen utilizar modelos autoritarios cuando cuentan con toda la información que necesitan, cuando el problema que tienen que resolver es de los que hemos llamado estructurados, y cuando existe una gran probabilidad de aceptación entre sus subordinados.

Las tres variables que suelen manejar las personas que toman decisiones en las empresas son:

• La calidad o importancia de la decisión.
• La necesidad de la aceptación por el grupo.
• El tiempo del que se dispone para tomar la decisión.

B- Decisiones centralizadas y descentralizadas.

Se habla de centralización o descentralización para referirse a la forma en que está dividido el poder o la responsabilidad sobre las decisiones en las empresas:

• Se dice que una empresa tiene una estructura centralizada cuando la posibilidad de tomar decisiones recae en una persona o en un grupo pequeño.
• Una empresa tiene una estructura descentralizada de toma de decisiones cuando la capacidad para tomarlas está repartida entre distintas personas o grupos.

C- La ética en la toma de decisiones.

La toma de decisiones es algo habitual en todos los sectores profesionales. Hoy día pocos profesionales se ven exentos de la obligación de tomar decisiones; los nuevos procesos, los nuevos métodos de trabajo y el aumento de responsabilidad en las funciones encomendadas a muchas categorías profesionales hacen necesario estar decidiendo constantemente.
No todas las personas deciden siguiendo los mismos criterios: para unas personas el ideal de justicia es la base que mantiene su decisión, pero para otras lo importante es no olvidar nunca el beneficio empresarial.

ROBBINS señala tres criterios que normalmente se utilizan para tomar decisiones:

1. El utilitarismo: consiste en tomar decisiones pensando en el beneficio para la mayoría de la organización (por ejemplo la adopción de un ERE por la empresa).
2. El derecho: utiliza la norma como base para tomar decisiones (por ejemplo un convenio colectivo establece determinados incentivos para un grupo profesional y los demás nunca los reciben, puesto que los responsables de salarios siempre dicen que no harán excepciones que no estén en convenio).
3. La justicia: piensa en la distribución equitativa del trabajo y de los beneficios entre todos (por ejemplo una medida de este tipo podría ser la concesión de incentivos en base al rendimiento del trabajo de cada uno, sin olvidar las diferentes situaciones que puede estar viviendo cada persona en un momento dado).

Las empresas se mueven habitualmente en el utilitarismo para tomar y justificar sus decisiones. Cada vez es más frecuente que los mandos planteen la ética que inspira sus decisiones, fruto de la cultura de la empresa y de la formación profesional y humana de cada persona.